Se acabaron los días de los polvorientos cubículos, de trabajar aislado bajo el resplandor de las persianas de luz o de los que miran el reloj en una fría sala de reuniones mientras pasan las horas.

Cada vez son más las empresas que persiguen un modo de trabajo «ágil», por lo que los espacios para laborar tienen que adaptarse a esta nueva era de trabajo flexible, con nuevas disposiciones dinámicas que fomenten la creatividad y la colaboración.

Esto es aún más cierto ahora que los acuerdos de trabajo híbridos se convierten en la nueva norma después de la pandemia. Los trabajadores quieren entrar y salir de un espacio que haga que sus horas de trabajo sean divertidas e inspiradoras al tiempo que apoyan sus objetivos profesionales.

«El mundo laboral ha cambiado enormemente en los dos últimos años, ya que las organizaciones empiezan a darse cuenta de las oportunidades que están surgiendo gracias al trabajo híbrido», dice a The CEO Magazine Sean Wilcock, director asociado del estudio de arquitectura Davenport Campbell. «Estamos saliendo de la oscuridad y empezando a descubrir cómo podemos trabajar mejor todos juntos».

Es un cambio que quizás debería haberse producido hace tiempo, incluso antes de que la pandemia irrumpiera en la escena, cambiando la forma de trabajar prácticamente para siempre. Las empresas estaban desperdiciando grandes sumas de dinero en espacios de oficina que no se utilizaban adecuadamente. Ya en 2017, un estudio de Philips Lighting estimó que las empresas de todo el mundo estaban desperdiciando hasta 1.5 billones de dólares en espacios de oficina, pérdidas financieras y una huella de carbono que podría reducirse mediante un proceso de renovación y actualización tecnológica.

La reforma ágil

La belleza de un espacio de trabajo ágil reside en su oferta de elección, control y flexibilidad. Con espacios de trabajo abiertos, zonas tranquilas y zonas de descanso, hacen posible cualquier estilo de trabajo. Tanto si se te antoja una lluvia de ideas, como si necesitas una reunión más privada o simplemente quieres tener un momento de paz, hay un espacio para ti. Al dar a los empleados la posibilidad de trabajar de esta manera, las empresas les permiten decidir cómo trabajan mejor, lo que aumenta la productividad y la satisfacción: una gran noticia para todos.

«Cuanto más adaptable sea el lugar de trabajo, mejor podremos afrontar el cambio; como un camaleón que cambia de color para adaptarse a diferentes entornos», afirma Wilcock. «A medida que nos adaptamos al cambio, el lugar de trabajo debe adaptarse también. Esto debe ser posible de una manera fácil y que no cueste mucho dinero».

Todos estos factores inspiraron la colaboración de la empresa con la inmobiliaria australiana Mirvac para crear un nuevo «espacio de trabajo adaptable», que se presentó en Sídney a principios de este 2022.

El director general de Estrategia y Clientes de Mirvac, Paul Edwards, insistió en que era necesario un «cambio urgente». Dado que muchos miembros del equipo optan por dividir su tiempo entre la oficina y el hogar, había que hacer hincapié en la naturaleza «centrada en el ser humano» de la oficina.

«Desde COVID-19, hemos visto que el trabajo híbrido y flexible se ha convertido en la nueva normalidad, y Mirvac ha reconocido la necesidad de adaptar el diseño y el desarrollo de nuestros lugares de trabajo para dar cabida a estos nuevos estilos y tipologías de trabajo emergentes», explica.

«El papel de la oficina nunca ha sido tan vital: debe funcionar como un espacio que atraiga, dinamice y permita a las personas dar lo mejor de sí mismas. La oficina de la nueva era tiene que facilitar una cultura de conexión, colaboración, productividad empresarial, innovación y aprendizaje, cosas que se hacen mejor en un entorno físico».

Un espacio de trabajo

Desde el lanzamiento de este espacio, Mirvac ha animado a los empleados y a sus equipos a «hackear» el espacio para adaptarlo a sus necesidades y estilos de trabajo específicos. «Por ejemplo, el equipo de Digital se hizo cargo por completo de una zona, moviendo los escritorios para permitirles colaborar a lo largo del día y tener visibilidad del trabajo de los demás», revela Edwards.

En otro movimiento ágil e inteligente, la empresa inmobiliaria mundial JLL incorporó una sala de reuniones de 15 minutos en su oficina de Shanghái, que se inauguró en 2019, diseñada para atender el hecho de que la capacidad de atención humana oscila entre 10 y 18 minutos. El área de colaboración está diseñada para reuniones de equipo de estilo huddle, con una iluminación que garantiza que las reuniones no se prolonguen más allá de 15 minutos.

Se trata de hacer que el lugar de trabajo esté alineado con el propósito de la empresa y sirva de la mejor manera posible a las personas que trabajan en él, ayudándolas a interactuar de forma productiva. «Desde el punto de vista arquitectónico, debemos buscar estas oportunidades en cada esquina; ya sea la primera impresión al entrar por la puerta principal cada día o proporcionar espacios que ayuden a las personas a hacer su trabajo de la mejor manera posible», afirma Wilcock.

«Es reconocer que, en la mayoría de los casos, no se puede hacer todo desde casa, y que sigue siendo primordial construir una cultura basada en la conexión social».

Tecnología en la imagen

Al igual que en todas las demás facetas de la vida moderna, la tecnología es protagonista, ya que proporciona las capacidades más avanzadas para este tipo de espacios y conecta a la perfección a las personas que trabajan en la oficina con las que lo hacen a distancia. Los sistemas basados en la nube y la tecnología que permite a los trabajadores desplazarse fácilmente de un espacio a otro, así como las herramientas de videoconferencia, son esenciales.

La tecnología también permite a las empresas vigilar cómo se utilizan estos espacios, según Alex Birch, director general y cofundador de la empresa tecnológica XYSense. «La única forma de medir la utilización de forma precisa y eficiente es a través de sensores tecnológicos en el lugar de trabajo, de forma que se pueda construir una imagen real del trabajo que se realiza en la oficina, así como confirmar si los espacios adaptables se ajustan a las verdaderas necesidades de los empleados, y evolucionar y mejorar continuamente», explica.

«A partir de nuestros datos globales, vemos que el patrón de uso del lugar de trabajo de cada organización es bastante único. Actualmente hay mucha incertidumbre en torno a lo que hace que un lugar de trabajo híbrido sea eficaz. Nuestro objetivo es ayudar a maximizar la experiencia del trabajador híbrido reduciendo la fricción en el lugar de trabajo y ayudar a determinar la cantidad óptima de espacio necesario para tener rentabilidad”, añade.

Por su propia naturaleza, el espacio de trabajo ágil es una evolución continua. Si las empresas pueden satisfacer eficazmente las necesidades y los deseos de sus empleados, al tiempo que alinean el espacio con el propósito de la empresa, las posibilidades son infinitas.