Según estadísticas, hasta una gran idea respaldada por todo un equipo de trabajo podría enfrentar dificultades para ganar el impulso necesario, despegar y tener éxito.

Una investigación de la consultora de gestión McKinsey & Company encontró que menos del 30 por ciento de los proyectos piloto se encuentran en condiciones para despuntar, incluso después de algunos años.

“El estudio arrojó que 84 por ciento de las empresas permanecieron en modo piloto por más de un año y el 28 por ciento por más de dos años”, dice Enno de Boer, socio senior de la firma.

Los proyectos piloto pueden fallar al intentar despegar por innumerables razones; analizar aquellos que tienen éxito puede revelar factores comunes. En este artículo, un grupo de investigadores, consultores y emprendedores comparten sus consejos para poner en marcha un proyecto.

Ron Ashkenas, socio emérito de Schaffer Consulting con sede en Estados Unidos y colaborador habitual de Harvard Business Review, dice que centrarse en logros rápidos puede ayudar a impulsar un proyecto.

“Identifica un número limitado de áreas, equipos o funciones donde los resultados del piloto deberían aplicarse primero”, dice Ashkenas a The CEO Magazine.

Indica que esas áreas deben ser aquellas que representan una diferencia para el negocio o el cliente y donde existe disposición para implementar un cambio.

“No pierdas tiempo ni recursos forzando a todos a cambiar al mismo tiempo. Enfócate en donde verás un impacto rápidamente”, señala.

Para cada una de las áreas de cambio, Ashkenas dice que se debe establecer un objetivo desafiante para mantener al equipo motivado y en el camino correcto.

Los equipos deben alcanzar los objetivos en 100 días o menos, aplicando lo aprendido en la fase piloto.

“La clave es asegurarse de que el objetivo establecido sea prioridad, y que lo que se aprendió durante la prueba piloto sea un medio para alcanzar ese objetivo”, explica.

Según Enno de Boer se debe mantener el desarrollo y avance de un proyecto, pero eso no determina una victoria.

“Empieza de forma simple pero no te detengas”, lo comenta en una publicación del blog de McKinsey & Company.

“Los éxitos motivan a los empleados, pero también exponen vulnerabilidades en torno a la necesidad de reingeniería de procesos, talento, cultura y acceso al mercado”, comparte.

La empresaria australiana Sarah Moran es directora ejecutiva de Girl Geek Academy y cofundadora de la startup de salud PatientNotes.

“Uno de mis mayores consejos es invertir en promedio un 30 por ciento de tu presupuesto para dar a conocer el proyecto”, explica Moran a The CEO Magazine.

Ella y sus socios de PatientNotes identifican qué canales de comunicación funcionan para que la gente conozca el producto, se registre, lo use y después comparta su experiencia e información a otros.

“La mayoría de las personas no dan suficiente prioridad al marketing porque en la etapa piloto aún no saben qué funciona; pero si no destinas suficientes recursos para saber qué es lo que te funciona frenarás tu crecimiento antes de comenzar”, dice Moran.

En algunos casos, las personas involucradas en la fase piloto de un proyecto se retiran del mismo cuando éste tiende a despegar y se van formando nuevos equipos de trabajo, por lo que Ashkenas sugiere realizar un taller de planificación en el que los nuevos miembros puedan tener el conocimiento de todo el proceso desde el inicio.

“Reúne a líderes o equipos de las distintas áreas en donde se implementarán los primeros cambios para que puedan aprender sobre el piloto y luego establecer sus propias estrategias”, dice.

Cada equipo contará con distintas condiciones o capacidades para trabajar en los objetivos establecidos, por lo que deberá adaptarse e implementar la creatividad.

“También se desea fomentar el aprendizaje y la competencia amistosa en esta primera fase”, indica.

Moran aconseja que invertir dinero en marketing en las primeras etapas de un piloto puede ayudarte a entender quién es tu cliente, objetivo o audiencia; pero se debe evitar invertir sólo en un tipo de canal de comunicación para poder llegar a ellos.

“Por ejemplo, un error frecuente es sólo implementar anuncios pagados o relaciones públicas, en lugar de analizar cómo se podrían complementar para atraer a un cliente”, dice.

Durante el proceso de despegue de un proyecto Ashkenas recomienda a los equipos revisar regularmente los avances y analizar lo que está funcionando, ya sea semanal o mensualmente; estas revisiones te brindarán orientación.

Según Ashkenas se debe alentar a los equipos a compartir ideas.

“Deja a los equipos la tarea de crear sus propias estrategias para mantener y expandir las ganancias,” añade.

Larry Cooley, fundador de la consultora de desarrollo internacional MSI, con sede en Estados Unidos, escribió una libro llamado Scaling Up – From Vision to Large-Scale Change (De la visión al cambio a gran escala), en el que señala que el proceso de desarrollo exitoso de un proyecto raramente “procede en línea recta” o sigue un camino predeterminado, como lo es la naturaleza de los proyectos piloto.

“El mismo tipo de ajustes que se necesitaron para desarrollar el modelo original probablemente serán necesarios a medida que el proceso de implementación se enfrente con obstáculos y situaciones inesperadas. Las estrategias más exitosas incluyen recursos para monitorear el proceso de desarrollo y la flexibilidad para hacer cambios basados en la experiencia. Asegúrate de que las estrategias y los presupuestos estén establecidos y que las responsabilidades de los equipos hayan sido claramente definidas”, comparte.

En su guía Pilot next steps (Próximos pasos piloto), el recurso educativo The Learning Accelerator (El Acelerador del Aprendizaje) enfatiza la importancia de reconocer el fracaso. Algunos pilotos no funcionan, y si ese es el caso, los equipos deben aceptar la realidad y no desanimarse.

“Todos los pilotos nos dan información importante sobre el camino a seguir. Tómense un tiempo como equipo para documentar lo que han aprendido de la experiencia,” dice la guía.

Se deben hacer varias preguntas. ¿Qué aprendimos? ¿Qué podría significar? ¿Hacia dónde podríamos ir después?

“Asegúrate de documentar tus aprendizajes. Esperamos que tu equipo se encuentre motivado para repetir el proceso y abordar otra situación de práctica”, concluye.